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匿名 2021-08-20 21:59
1、建設檔案室必須考慮的第一問題——建制問題單位內部的檔案室，大多掛靠在一個單位的行政辦公室下，辦公室主任是行政負責人，檔案室主任為業務負責人。安排多少工作人員，視檔案數量和檔案利用量情況來決定。2、建設檔案室必須考慮的第二問題——房子問題2.1得多少間房子檔案室不像檔案館，一般情況下不會進行獨立建筑的，大多都是在一幢辦公樓中設定幾間辦公室作為檔案室。檔案室需要幾間房子比較合適呢？一般情況下，至少該有檔案整理室、檔案利用室、檔案管理技術室（主要用來放置服務器、存儲設備等，由于有的服務器噪音比較大，在房間安排時應考慮獨立，其余的因素暫且不談）、檔案庫房4間。根據單位的實際情況安排，不存在什么硬性的標準要求，當然非要扯出《建筑設計規范》說事那是另外一回事。2.2檔案室的樓層問題檔案室最好不要設置在頂樓或一樓及地下，主要是出于檔案基本保護條件的考慮。放在一樓或地下，因為樓層的原因，檔案容易受潮，放在頂樓，由于高溫，不利于檔案的長期保管。若檔案利用率很高，檔案室放在二、三樓比較理想。一般情況下，由于是機關內部檔案室，檔案量相對較少，放置密集架不存在壓塌樓層的情況，豆腐渣工程除外。3、建設檔案室必須考慮的第三問題——管理檔案問題人有了，房子有了，第三個問題來談談怎么管理檔案的問題，人家教授可以寫《檔案管理學》的專著，我就談談自己能想到的4點。3.1檔案收集問題檔案收集是檔案工作的老大難問題，往往是前面的工作干完了，剩下個尾巴老是那么拖著，比如秘書部門，起草文件、下發文件，這是他們的長項，但文件整理歸檔不見得是其長項，大多的情況是一拖再拖，直到文件丟失的差不多或面臨辦公室主任“過問”歸檔情況時才會慌張歸檔，面對這種情況，有很多人想了很多辦法，都不怎么湊效。我也說點不湊效的辦法：（1）將歸檔情況納入單位考核，由檔案室反饋歸檔情況，由行政辦公室代表單位進行通報，對于歸檔不及時、不完整的部門實施行政制裁；（2）制裁當然是最壞的約束方式，最好的方式得是前期的程序到位，檔案流程怎么走，應該有專門的辦法，這個辦法依據部門職能先擬定出來，按環節進行管理，并且隨環節進行監控；（3）有人就會說，那這個環節誰來監控呢？檔案室有這個能耐嗎？按慣常的情況，檔案室是不能指揮誰的，但在一個新創的公司或單位中，檔案室可以做到。最最可行的，還是行政辦公室，辦公室主任帶著檔案室主任及檔案工作人員抽查幾次，效果就自然而然出現了，不歸檔的問題并不是那么難以解決。（4）為啥辦公室主任不抽查，這是由部門領導的惰性決定的，沒時間只是借口，最直接的是，檔案工作在很多場合不能顯示政績，但有時候又在尋求檔案佐證政績，這些權當牢騷，有用的，大伙可采納試行，若采納了無效，當做瞎講，能回來拿磚頭拍我，本人會感謝您的。3.2檔案整理問題檔案怎么整理，這在檔案室建設方案中先忽略點，這是個業務問題。3.3檔案保管問題檔案保管問題，主要在庫房，配備密集架、消防系統、去濕、防磁柜等。3.4檔案利用問題檔案利用，應該制定檔案利用流程，這個流程制定出來，最好掛在醒目處，有檔案網站的就直接掛到網上去，不要放在大家都不知道的地方，等到某領導檢查時拿出來充數。4、建設檔案室必須考慮的第四問題——檔案補救問題無論怎么想辦法，還是會出現查無檔案的情況，面臨這種狀況該怎么辦？應該有檔案補救辦法。這個辦法會不會導致檔案收集更難呢？不會，檔案收集不起來那是檔案管理前期問題，而檔案因為案卷放錯位置、突發事件等情況查找不到該怎么辦呢？應該依據查檔者提出的問題，將單位的第一行政負責人作為最高解困者，有快速的聯動機制，不要將這類問題一直推到最高層，這不是檔案補救的最好方式。其實在很多情況下，只是部門之間配合就能解決的，行政辦公室的主任就可以協調解決。若碰到歷史遺留問題，要和查檔者之間進行有效的信息反饋，查來查去，最后的答案是沒辦法，還讓查檔者等，這是沒有道理的。
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